Huishoudelijk reglement van de vereniging PRO Sliedrecht Vastgesteld in de ledenvergadering 19 maart 2015
Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
- de vereniging: de vereniging PRO Sliedrecht, gevestigd te Sliedrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 40323551;
- de statuten: de statuten van de vereniging, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op december 2014 bij notaris W.J.M. Weijtens te Sliedrecht;
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
Het bestuur en de bestuursbesluiten
Het bestuur:
- Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging;
- Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
- Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
- Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de jaarbegroting en de projectbudgetten;
- Uitsluitend leden van de vereniging kunnen zitting nemen in het bestuur.
- De bestuursvergaderingen, kunnen worden bijgewoond door een vertegenwoordiger van de gemeenteraadsfractie. Deze vertegenwoordiger heeft een adviserende stem.
- Een bestuurslid dat zitting krijgt in de gemeenteraad treedt bij de eerst volgende algemene vergadering (jaarvergadering) uit het bestuur. Van deze regel kan hooguit 1 jaar dispensatie worden verleend.
De voorzitter
- Heeft de algemene leiding van de vereniging;
- Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe;
- Overlegt met officiële instanties;
- Geeft leiding aan het bestuur;
- Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
- Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
- Leidt de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen;
- Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
- Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De vice-voorzitter
- Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.
- Wordt aangewezen uit het midden van het bestuur.
De penningmeester
- Voert de financiële administratie voor de vereniging en de raadsfractie;
- Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie;
- Stelt per kwartaal financiële overzichten op;
- Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
- Beheert de kas, bankrekeningen en spaarrekeningen;
- Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
- Beslist zelfstandig over uitgaven tot 150 euro;
- Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
- Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
- Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
De secretaris
- Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal wordt vermeld:
- De datum en plaats van de vergadering;
- De aanwezige en afwezige bestuursleden;
- De genomen besluiten;
- Een actielijst;
- Ontvangt alle binnenkomende post via ons vestigingsadres aangaande de vereniging;
- Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
- Archiveert alle relevante documenten.
Besluiten
Het bestuur:
- Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
- Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering;
- Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met volstrekte meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties;
- Neemt besluiten met volstrekte meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
- Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot;
Werkzaamheden
Het bestuur voert onder andere de volgende taken uit:
- Het verzorgen en organiseren van de algemene vergaderingen;
- Het samenstellen van de kieslijst en het voeren van de daarbij horende gesprekken met kandidaten;
- Het voorbereiden en mede organiseren van de verkiezingscampagne;
- Het organiseren van ledenbindende activiteiten zoals oa. De jaarlijkse BBQ de Kerstborrel en andere activiteiten, aangaande PRO Sliedrecht.
Functies binnen de vereniging
Webmaster
De webmaster
- Beheert de website;
- Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is;
- Beheert de structuur van de website;
- Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is;
- Voert de eindredactie van teksten op de website;
- Beoordeelt inhoud die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter indien teksten worden aangeboden of geplaatst die niet door de beugel kunnen;
- Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
- Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere inhoud voor de website aanleveren;
- Beantwoordt de binnenkomende e-mail. Met de secretaris worden goede afspraken gemaakt over de soorten e-mail die de webmaster zelf mag afhandelen bijv. verzoeken om schriftelijke toezending van jaarverslagen, en andere openbare informatie. Van andere e-mails stuurt de webmaster een ontvangstbevestiging, de verdere beantwoording/afhandeling wordt overgedragen aan de secretaris.
Vergaderingen
Geldigheid
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is.
Frequentie
- Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, en op basis van vooraf opgestelde jaarplanning . Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien tenminste twee bestuursleden hierom verzoeken;
- Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden. Ook is er de mogelijkheid om ( gedwongen door de omstandigheden ) digitaal te vergaderen;
- Indien een vergadering niet conform bovenvermelde regels bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met inachtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen;
Agenda
- Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen;
- De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de vergadering door;
- Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen;
- Onderwerpen worden afgewerkt volgens de agenda, maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Donaties en declaraties
- Voor donaties en giftengelden de regels zoals beschreven in het document ”Giften en Sponsorbeleid PRO Sliedrecht” vastgesteld in de bestuursvergadering van 26 november 2014 en bekrachtigd in de algemene vergadering van 19 maart 2015;
- Direct gemaakte kosten ten behoeve van de vereniging zijn na overleg van bonnetjes te declareren bij de penningmeester.
Contributie
- De contributie dient te worden voldaan in het eerste kwartaal van het nieuwe kalenderjaar;
- De contributie wordt bij voorkeur via een bankoverschrijving betaald.
De Vergaderruimte
- De fractie stelt haar fractie kamer ter beschikking voor vergaderingen van het bestuur, mits zij zelf geen gebruik maakt van deze ruimte;
- De fractiekamer dient na afloop van de vergadering netjes en opgeruimd te worden achtergelaten;
- Voor vergaderingen waarbij meer dan 10 personen worden verwacht, voorziet het bestuur in ruimte elders.
Slotbepalingen
- In gevallen waarin de wet, de statuten en/of dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist de voorzitter;
- Alle geïnteresseerden ontvangen op eerste verzoek uit handen van de secretaris een exemplaar van de Statuten en van dit Reglement.
